Sopivan toimitilan valinta keskikokoiselle yritykselle vaatii huolellista suunnittelua ja eri tekijöiden huomioimista. Noin 50 työntekijän organisaatiolle toimistotilan valinnassa tulee huomioida työntekijöiden tarpeet, työn luonne, tilatehokkuus ja kasvumahdollisuudet. Tilan koko määräytyy työntekijäprofiilien, yhteistilojen tarpeen ja työskentely-ympäristön mukaan. Keskimäärin tarvittava tila vaihtelee 8-15 neliömetriä henkilöä kohden työtehtävien mukaan, ja kokonaistarpeen arvioinnissa on huomioitava myös neuvottelutilat, taukotilat ja arkistot.
Miten valita oikean kokoinen toimitila 50 hengen yritykselle?
Toimistotilan valintaprosessi alkaa yrityksen toimintamallin ja työntekijöiden tarpeiden kartoituksella. Toiminnan kannalta on oleellista selvittää, millaista työtä yrityksessä tehdään ja miten työntekijät käyttävät tilaa päivittäin. Tehokas tilankäyttö edellyttää ymmärrystä siitä, kuinka paljon henkilöstö on fyysisesti toimistolla ja millaisia työskentelytapoja heillä on.
Tilantarpeen arvioinnissa voidaan käyttää yleistä laskukaavaa, jossa yhden työntekijän tilantarve vaihtelee työtehtävien mukaan. Keskimäärin avokonttorissa tarvitaan noin 8-12 neliömetriä per henkilö, kun taas yksityisemmissä toimistotiloissa tarve voi olla 12-15 neliömetriä. Tähän tulee lisätä yleiset tilat kuten neuvotteluhuoneet, taukotilat, kulkuväylät ja mahdolliset arkistot.
Toimitilavalinnassa huomioitavia tärkeitä tekijöitä ovat sijainti, kulkuyhteydet ja parkkipaikat. Jyväskylän Seppälän alueella sijaitsevat toimitilat tarjoavat erinomaisen sijainnin niin julkisilla kuin omallakin autolla liikkuville. Lisäksi on tärkeää kiinnittää huomiota tilan muunneltavuuteen ja tekniseen infrastruktuuriin, jotta se vastaa yrityksen nykyisiä ja tulevia tarpeita.
Kuinka paljon neliöitä tarvitaan 50 hengen toimistoon?
Tarkan neliömäärän määrittäminen riippuu työntekijöiden rooleista ja tarvittavista tilatyypeistä. Avokonttorissa työskentelevälle henkilölle riittää tyypillisesti 8-10 neliömetriä, keskijohdolle tarvitaan noin 10-12 neliömetriä ja ylimmälle johdolle usein 12-15 neliömetriä henkilöä kohden. Kokonaispinta-alaan vaikuttavat merkittävästi myös yhteiskäyttöiset tilat.
Erilaisten tilaratkaisujen neliömääriä voidaan arvioida seuraavasti:
- Avokonttorimalli: 400-500 m² (8-10 m² per henkilö)
- Toimistohuonemalli: 600-750 m² (12-15 m² per henkilö)
- Hybridimalli: 500-600 m² (10-12 m² per henkilö)
Edellä mainittuihin lukuihin tulee lisätä yhteistilat, joiden tarve vaihtelee yrityksen toiminnan mukaan:
- Neuvottelutilat: yleensä 20-40 m² huonetta kohden, 2-4 erikokoista huonetta
- Taukotilat ja keittiö: 30-50 m²
- Vastaanotto ja odotustila: 15-30 m²
- Arkistot ja varastotilat: 20-50 m²
- Kulkuväylät ja käytävät: noin 15-20% kokonaispinta-alasta
Modernissa tilasuunnittelussa korostetaan yhä enemmän monikäyttöisiä tiloja, jotka tukevat erilaisia työskentelytapoja. Esimerkiksi co-working-tilat voivat tarjota joustavuutta ja lisätilaa työntekijöille, mikä vähentää kiinteiden työpisteiden tarvetta.
Mitä erityisvaatimuksia eri osastoilla on toimitiloille?
Eri osastojen toiminnan luonne määrittää niiden erityistarpeet tilojen suhteen. Myynti- ja asiakaspalvelutiimeille tärkeää on äänieristys puheluita varten sekä mahdollisuus yksityisiin keskusteluihin. Markkinointi- ja luovat tiimit hyötyvät usein yhteistyötiloista, jotka tukevat ideointia ja ryhmätyöskentelyä.
Hallinnon osastot, kuten taloushallinto ja HR, tarvitsevat usein yksityisempiä tiloja luottamuksellisten asioiden käsittelyyn. IT-osasto vaatii riittävästi teknistä infrastruktuuria, kuten verkkoyhteyksiä ja sähkönsyöttöä. Tuotanto- ja logistiikkahenkilöstö tarvitsee tiloihintsa myös tarkoituksenmukaista varastotilaa.
Työympäristön ja akustiikan suunnittelussa on huomioitava seuraavat erityistarpeet:
- Myynti: puheluita varten äänieristetyt tilat tai puhelinkopit
- Johto: yksityisemmät neuvottelutilat luottamuksellisille keskusteluille
- Markkinointi: yhteistyö- ja ideointitilat visuaaliselle työlle
- IT: riittävä sähköistys, verkkoinfrastruktuuri ja mahdollisesti erillinen palvelinhuone
- Tuotekehitys: rauhallinen keskittymistila ja projektityöskentelytilat
Monet yritykset ovat siirtyneet monitilaratkaisuihin, jotka mahdollistavat erilaisten työympäristöjen hyödyntämisen tehtävän mukaan. Tällainen joustava tilaratkaisu sopii erityisesti organisaatioille, joiden osastojen tarpeet vaihtelevat päivittäin.
Miten huomioida yrityksen kasvu toimitilavalinnassa?
Toimitilaa valitessa on järkevää arvioida yrityksen kasvuennusteita vähintään 3-5 vuoden aikajänteellä. Liian tiukan mitoituksen sijaan kannattaa varata hieman joustotilaa tulevaisuuden kasvua varten. Hyvä nyrkkisääntö on varata noin 10-20% ylimääräistä tilaa lähitulevaisuuden kasvua ajatellen.
Joustavan tilasuunnittelun avulla toimitilaa voidaan käyttää tehokkaammin myös muuttuvissa tilanteissa. Tällaisia joustavia ratkaisuja ovat:
- Muunneltavat tilanjakajat ja siirrettävät väliseinät
- Monikäyttöiset huoneet ja tilat
- Helposti laajennettavat työpistealueet
- Co-working-tilojen hyödyntäminen kasvupiikkien aikana
Vuokrasopimuksen ehdoissa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota joustavuuteen ja laajennusmahdollisuuksiin. Sopimukseen voi neuvotella etuoikeuden viereisten tilojen vuokraamiseen, jos niitä vapautuu. Lisäksi sopimuksen kesto kannattaa mitoittaa yrityksen kasvusuunnitelmien mukaan, tyypillisesti 3-5 vuoden mittaiseksi, mahdollisilla jatko-optioilla.
Gummerus Kiinteistöjen toimitilaratkaisut Seppälän alueella tarjoavat mahdollisuuden yrityksen kasvun tukemiseen. Kiinteistöissä on erilaisia tilavaihtoehtoja, ja myös co-working-tilan hyödyntäminen voi tarjota joustavan ratkaisun kasvuvaiheessa oleville yrityksille.
Mitkä ovat yleisimmät virheet toimitilojen valinnassa?
Yksi tyypillisimmistä virheistä on liian pienen tilan valitseminen, joka johtaa ahtauteen ja tehokkuuden laskuun. Huolellinen tilantarpeen arviointi ja kasvuvaran huomioiminen auttavat välttämään tämän ongelman. Toisaalta liian suuri tila nostaa tarpeettomasti kiinteitä kustannuksia.
Sijainnin merkitys jää usein liian vähälle huomiolle. Huonot liikenneyhteydet tai pitkät työmatkat voivat vaikuttaa negatiivisesti henkilöstön tyytyväisyyteen ja jopa vaikeuttaa rekrytointeja. Seppälän alue Jyväskylässä tarjoaa hyvät liikenneyhteydet ja palvelut lähellä, mikä tekee siitä houkuttelevan sijaintivaihtoehdon.
Muita yleisiä virheitä toimitilavalinnoissa ovat:
- Puutteellinen infrastruktuuri (riittämätön ilmastointi, valaistus tai verkkoyhteydet)
- Työntekijöiden tarpeiden sivuuttaminen suunnittelussa
- Tilojen muunneltavuuden unohtaminen
- Yrityksen brändin ja identiteetin huomiotta jättäminen tilavalinnoissa
- Kokonaiskustannusten puutteellinen arviointi (vuokran lisäksi tulevat ylläpito-, energia- ja muutostyökustannukset)
Onnistunut toimitilavalinta edellyttää kokonaisvaltaista näkemystä yrityksen tarpeista nyt ja tulevaisuudessa. Sopivan kumppanin kanssa toimitilojen suunnittelu ja toteutus sujuvat joustavasti yrityksesi tarpeiden mukaan.
Millainen vuokrasopimus kannattaa tehdä keskisuuren yrityksen toimitilalle?
Vuokrasopimuskauden pituus on merkittävä strateginen päätös. Keskisuurelle, noin 50 hengen yritykselle sopiva sopimuskausi on tyypillisesti 3-5 vuotta. Tämä antaa riittävän pitkän aikajänteen toiminnan vakiinnuttamiseen ilman liiallista sitoutumista. Sopimukseen kannattaa kuitenkin neuvotella jatko-optiot, jotka mahdollistavat jatkamisen samoilla tai tarkistetuilla ehdoilla.
Erityisen tärkeää on kiinnittää huomiota sopimuksen joustolausekkeisiin:
- Mahdollisuus lisätilojen vuokraamiseen tarpeen mukaan
- Sopimuksen päättämisehdot ja irtisanomisaika
- Alivuokrausoikeus tarvittaessa
- Tilojen muutostyöoikeudet ja -vastuut
Vuokrasopimuksen kustannusrakenteen tulisi olla selkeä ja läpinäkyvä. On tärkeää ymmärtää, mitkä kulut sisältyvät vuokraan ja mitkä veloitetaan erikseen. Yleisiä kustannustekijöitä ovat:
- Pääomavuokra (tilan perusvuokra)
- Ylläpitovuokra (huolto, siivous, jätehuolto)
- Energiakustannukset (sähkö, lämmitys)
- Mahdolliset yhteiskäyttötilojen kustannukset
Vastuunjako vuokranantajan kanssa tulee määritellä selkeästi sopimuksessa. Tyypillisesti vuokranantaja vastaa kiinteistön peruskorjauksista ja -huollosta, kun taas vuokralainen vastaa tilojen normaalista kulumisesta ja mahdollisista erikseen sovittavista muutostöistä.
Toimitilavalinnan vaikutus yrityksen toimintaan ja työntekijöiden hyvinvointiin
Toimitilat vaikuttavat merkittävästi työntekijöiden työtyytyväisyyteen ja tuottavuuteen. Hyvin suunnitellut tilat tukevat erilaisia työtehtäviä ja mahdollistavat sekä keskittymistä vaativan työn että yhteistyön. Ergonomiset työpisteet, riittävä luonnonvalo ja hyvä sisäilma edistävät työhyvinvointia ja vähentävät sairauspoissaoloja.
Toimitilat ovat myös osa yrityksen brändiä ja identiteettiä. Ne viestivät yrityksen arvoista ja kulttuurista niin työntekijöille kuin vierailijoillekin. Edustavat asiakaskohtaamistilat luovat ammattimaisen vaikutelman ja tukevat myyntityötä.
Hyvin toimivat toimitilat näkyvät konkreettisesti yrityksen toiminnassa:
- Parempi työntekijäkokemus ja matalampi vaihtuvuus
- Tehostunut yhteistyö tiimien välillä
- Optimoitu tilankäyttö ja kustannustehokkuus
- Vahvistunut yrityskulttuuri
- Positiivinen vaikutus rekrytointiin
Gummerus Kiinteistöjen tarjoamat toimitilat Seppälän alueella on suunniteltu tukemaan yritysten tarpeita monipuolisesti. Lounasravintolat, kokoustilat ja muut palvelut kiinteistössä helpottavat arkea ja parantavat työympäristön toimivuutta. Grafilan kiinteistössä käytössä olevat saunatilat, kuntosali ja co-working-tilat tuovat joustavuutta ja lisäarvoa työntekijöille.
Oikean kokoisen ja sopivasti sijainniltaan ja varustelultaan suunnitellun toimitilan valinta on investointi, joka maksaa itsensä takaisin tehostuneena toimintana ja työntekijöiden hyvinvointina. Huolellinen suunnittelu ja ammattilaisten apu tilaratkaisujen toteutuksessa varmistavat, että toimitilat palvelevat yrityksesi tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla nyt ja tulevaisuudessa.
Tarvitsetko apua sopivan toimitilan löytämisessä yrityksellesi? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja kerromme lisää tarjolla olevista toimitilaratkaisuistamme ja autamme löytämään juuri sinun yrityksellesi sopivan ratkaisun.
